此政策适用于管理委员会的成员。最后更新于2021年9月。

1介绍

理事会开支政策的原则是确保所有理事会成员(受托人)在履行其理事会职责时所发生的合理开支得到偿还。

根据本政策所发生的一切合法费用都将得到报销。受托人有责任确保成本合理。Cochrane保留对不合理及不符合本政策的费用不予报销的权利。

故意虚报费用报销将被列为已或可能对慈善机构产生严重不利影响或“使慈善机构或任何或所有成员名誉扫地”的行为;或与慈善团体的整体利益相抵触的。根据英国法律，这些行为可能导致管理委员会成员的终止，成员将被要求辞职或被撤职，并丧失作为受托人的资格。

2.资格

该政策适用于作为管理委员会成员的管理委员会(受托人)的所有成员。但这并不适用于他们可能持有的科克伦其他办事处。

3费用报销指南

3.1提交和退款的及时性

费用发生后应尽快提交;这应该不迟于支付费用后的三个月。

中央执行小组会在所有有关资料提交后的15个工作天内处理申索。

3.2收据

所有索赔必须附有收据正本。遗失收据可用信用卡单据或帐单作证明;然而，除非经行政总裁批准，否则这些开支不会被视为合理开支的证据。在没有收据的情况下索赔的任何费用必须在索赔表格上清楚地注明，并说明不能提供收据的原因。

3.3费用

报销应使用在线报销表格，该表格旨在获取所有相关信息。任何未正确填写的索赔将被退回，直到被更正为止。

费用发生币种不是英镑(英镑)的，应当以币种显示。赔偿将以索赔人的本国货币进行。兑换率将是费用发生之日的有效汇率。索赔人可以通过包括信用卡收据显示使用的汇率来证实这一点，或者可以咨询在线货币兑换商，以找出在给定日期有效的汇率。

费用将通过信用转帐直接支付到申请人的银行账户。Cochrane将不通过任何其他方式报销费用。

3.4费用的授权

所有受托人的开支申请必须得到行政总裁的授权。共同主席的费用由财务主管批准。
所有费用报销必须提交给invoices@cochrane.org．

中央执行团队将审查索赔，以确保所有收据都已附上，索赔既正确又符合本政策。然后，他们会把声明交给相关人员进行授权，标出任何不确定因素。

费用,	费用审核	授权费用由
受托人	核心管理团队	首席执行官
联合主席	核心管理团队	财务主管

3.5共同费用

如由一名受托人支付一组董事局成员的开支(例如团体晚宴)，申索人必须在索偿表格上注明出席会议的董事局其他成员的全名及支出开支的原因。

4的进步

预支现金通常是不允许的。但是，如果有特殊情况，董事会成员可以联系首席执行官。

5除外

下列开支类别不能申索(此清单并非详尽无遗):

• 礼物
• 交通罚款、停车罚款和超速罚款
• 更改旅行和住宿计划会导致罚款，而在首席执行官作出更改之前未获批准

招待利益相关者和客人/接受款待

受托人必须始终维护科克伦独立和正直的声誉。他们在邀请和接受与利益相关者一起或来自利益相关者的午餐或晚餐邀请时应该谨慎。如果受托人不确定是否发出或接受邀请，他们必须获得联合主席的指导。

• 基于活动的款待，允许董事会成员会见Cochrane的利益相关者，并可能塑造或促进我们的工作，这是一般可以接受的;
• 来自单个利益相关者的与工作相关的热情好客是可以接受的，因为它可以清楚地看到对科克伦的工作有价值;
• 如果很难证明对科克伦有利，或者存在可能存在偏见的风险，受托人应避免对他们个人有利的款待;
• 受托人只有在联合主席预先批准并有可能帮助Cochrane进一步实现其目标的情况下才能接待利益相关者和嘉宾;
• 受托人不应让自己陷入后来觉得有义务回覆邀请的情况;
• 晚宴以外的酒水费用只能作为批准的商业活动的一部分由联合主席报销。

7差旅费用

科克伦将支付董事会事务所需的合理旅费(即联合主席批准的活动，包括出席董事会会议)。

主要出于私人目的的旅行不能算作科克伦商业活动。

受托人有权要求在会议开始前一天的费用，以便在旅行中休息。对于治理会议，他们有权要求整个会议的费用，包括构成会议一部分的任何研讨会的注册费。讨论会的注册费将由Cochrane支付，除董事会会议的天数外，讨论会期间的住宿和餐费将由Cochrane支付。

理事会成员必须尽一切努力，以获得最经济的价格，使用最具成本效益的运输选择，并采取与他们的旅行目的一致的最适当的路线。理事会成员应以最具成本效益和适当的交通方式出行，同时考虑旅程每一段的时间和金钱成本，以及他们可能有的任何特殊身体需求或残疾。应尽早计划和预订旅行安排，以享受提前预订的折扣。

旅行计划和相关费用的变更

个人在预订机票前必须考虑他们的旅行路线，以避免更改。这适用于所有的运输方式。如果预订必须取消，个人应尽快这样做。

Cochrane只会在由于会议时间或日期变更、极端天气等特殊情况、疾病或丧亲之故而导致的旅行预订变更时支付费用。如因非疾病或丧亲之故而更改或取消门票，受托人通常须支付额外费用。

变更的许可理由必须在索赔或预订中列出，以确保Cochrane能够证明对其慈善基金的使用有控制权。

7.2出租车

除了不实用或不合适的地方，尽可能使用公共交通工具。在这种情况下，可使用持牌出租车。

虽然短途旅行可使用公共交通工具，但在下列情况下，可能需要使用的士:

• 设备或沉重的行李在哪里搬运
• 当没有公共交通工具可用或感到不安全时(例如，在清晨或深夜)
• 申索人怀孕或有残疾/行动不便问题

应该按正常方式支付出租车费用，收回成本。往返机场时，如不切合实际、不适当或无法使用公共交通工具，可使用持牌的士。为了确保最低的价格，应该尽可能提前预订出租车。

7.3的火车

理事会成员应乘坐符合业务需要的最具成本效益的票务选择。不应购买价格昂贵、往返时间不同的弹性机票。如因业务需要，应在订舱前得到行政总裁的批准。

7.4空中旅行

只有当航空旅行是最经济、最实用的旅行方式时，才应该乘飞机旅行。必须采用最具成本效益的购票安排。

科克伦的商务航班一般都是坐经济舱。科克伦不会支付头等舱的费用。如果一段旅程的航程超过7个小时，并且必须具备在飞机上工作的能力，那么将允许进行长途旅行。

商务舱通常是不允许乘坐的，除非商务舱的票价比经济舱或高级经济舱的票价便宜。

作为一个导游:

• 7小时以下航班:经济舱
• 7小时及以上航班:高级经济舱、经济舱加号或同等或更低票价

不应购买价格昂贵、往返飞行时间不同的弹性机票。如因公务需要，须经行政总裁批准，之前的预订．

如果受托人选择在自己的升级他们的机票费用,科克伦将提供退款基于一个标准(即没有完全灵活的)经济费用(如果少于7小时)或豪华经济舱票价(如果超过7小时)最直接的路线(如果可能的国家航空公司到达或离开国家),并出示有效的购买证明。

机场泊车只应使用在成本低于旅行到机场的其他交通方式。

7.5食品

受托人必须提交在旅行期间购买的所有食物的收据。适量饮酒是可以报销的(比如晚餐时喝一杯酒)。预计受托人的开支不会过于奢侈。不提供每日津贴。

7.6汽车、摩托车、自行车费用

只有在没有其他成本效益更高、碳排放更低的交通方式或不切实际的情况下，才应该进行商务旅行。

在保险索赔的情况下，Cochrane将不支付任何由保险公司征收的额外费用。
在使用私家车方面，适用下列规则:

• 受托人有责任确保他们和他们的车辆都有适当的商务旅行保险;
• 如因公出差而发生交通违例行为，罚款将不会获发还。

如以汽车、电单车或单车进行商务旅行的成本较低，受托人可使用其原籍国或旅行发生地的有关政府里程/公里津贴发还率申领里程津贴。

索赔应包括旅行的地点和目的地、里程和原因等细节。

7.7通行费、拥堵费和停车费

通行费，拥堵费和停车费都是可报销的科克伦商务旅行。

因逾期或不付款而产生的罚款或利息将不予退还。

7.8其他差旅费

Cochrane只能报销因代表Cochrane搬运设备而产生的额外行李费用。

可报销代表科克伦出国旅行所需接种疫苗的费用。

Cochrane通常会报销合理的自付费用，如邮费、电话费、文具费、货币兑换费和银行手续费，但须在索赔时提交收据。

如果您对索赔内容有疑问，或希望索赔本费用政策中未提及的项目，请在发生费用前与行政总裁联系。

8旅游保险

科克伦有一个全面的旅游保险政策，为那些在科克伦的业务旅行，所以不应单独投保前咨询。将在旅行前提供有关旅行保险的适当文件。

9日的住宿

Cochrane将努力为参加治理会议和座谈会的成员预订住宿，以利用集体预订折扣。在无法提供这项服务的情况下，受托人应选择已为活动商定了特别价格的酒店，或价格与活动酒店相当的酒店。

9.1住宿类型

在任何情况下，都应使用最便宜的标准间。然而，在某些情况下，可能需要一个带厨房的房间，以便受托人可以自己做饭，以满足他们的饮食要求。

9.2取消和不收取演出费用

如需取消住宿，受托人应确保适当取消，以避免罚款和收费。除非在取消截止日期后有紧急的个人或紧迫的业务原因而取消预订，否则任何费用将被视为受托人的个人责任而不获偿还。

10生存

外出过夜的生计

科克伦公司将报销合理的自付费用，当旅行在科克伦公司的业务需要离开家过夜。早餐、午餐、晚餐和一杯饮料都可以。

10.2与朋友或亲戚住在一起时的生活费

如果受托人因为科克伦(Cochrane)的业务而不得不在外过夜，选择与亲戚或朋友住在一起，而不是住在酒店，他们可能会要求支付合理价格的餐费，以表示对主人的“感谢”。

11个电话

鼓励以最经济的方式进行交流，比如通过WhatsApp。如果商务电话必须用家庭电话或个人移动电话拨打，电话费可以回收。

12个礼物

科克伦的政策是不接受、提供或接受来自个人或组织的礼物。如果一个个人或组织坚持要送一份可能会影响受托人或科克伦的礼物(作为指导，任何超过50英镑的东西)，就应该捐给科克伦选择的慈善机构。

价值低于50英镑的捐献可被保管委员会接受，但应向联合主委披露。价值低于10英镑的钢笔、马克杯、鼠标垫等促销礼品不需要申报，会员可以接受。在任何情况下，都不应接受来自制药或医疗设备制造商，或与Cochrane评论或Cochrane工作内容存在商业利益冲突的任何其他组织的任何价值的礼物。如果成员对此有任何不确定，他们应与共同主席讨论。

13个慈善捐款

受托人不应代表科克伦进行捐赠，无论是使用科克伦信用卡或自掏腰包。

14不可回收开支摘要

本清单旨在澄清合法费用范围以外的关键领域。它并不是详尽无遗的。

• 以上政策所订舱位之机票
• 坐火车头等舱，除非遵守规定
• 因个人原因更改旅行预订，不包括疾病或丧亲之痛
• 晚些时候的旅行预订溢价，而科克伦的行程安排允许提前预订
• 汽车成本超过里程或租用/燃料和收据停车费用
• 在乘火车或飞机更划算的地方，使用私家车
• 除特殊情况外，使用租来的汽车
• 单人旅行/住宿，包括升级到双人房/家庭房
• 与科克伦活动无关的支出
• 寄给第三方的收据
• 报销后3个月以上提交
• 未经联合主席事先授权的款待